A Loft já havia utilizado o Google Workspace no passado, mas, ao longo de sua trajetória, passou a operar com outros ambientes de colaboração, incluindo Microsoft Office e apps como SharePoint e OneDrive.
A decisão de voltar ao ecossistema Google não representava apenas outra troca de ferramentas. Era necessário reorganizar dados acumulados, centralizar a gestão de acessos, fortalecer a governança de segurança e preparar a empresa para avançar em sua estratégia AI First.
O desafio envolveu mais de 1.300 colaboradores, 1.319 contas e respectivos arquivos do OneDrive, além de 192 ambientes do SharePoint. Para conduzir essa transição técnica e cultural, a Loft contou com a Gentrop em um projeto que combinou migração, segurança, comunicação, treinamento e gestão da mudança.
A Loft precisava retomar um ambiente centralizado e padronizado de colaboração.
A coexistência de diferentes estruturas ao longo do tempo havia criado um cenário com dados, arquivos e acessos distribuídos. Além de aumentar a complexidade da gestão, essa fragmentação dificultava a aplicação de diretrizes comuns de segurança e governança.
Por isso, o retorno ao Google Workspace foi pensado como uma reorganização mais ampla do ambiente de trabalho. A mudança permitiria reunir ferramentas de colaboração, produtividade e inteligência artificial em um mesmo ecossistema, com uma gestão mais centralizada.
O projeto também estava relacionado à estratégia AI First da Loft. Antes de ampliar o uso de soluções como Gemini e Gemini Notebook, a empresa precisava estabelecer uma base mais organizada para dados, acessos e colaboração.
Nesse sentido, voltar ao Google Workspace não significava simplesmente retomar uma plataforma conhecida. Significava construir um ambiente mais adequado ao momento atual da companhia.
A dimensão do projeto ajuda a entender sua complexidade:
Esses números representam a escala da transição, mas não resumem o desafio.
Cada estrutura acumulava arquivos, permissões e formas próprias de organização. Migrar esse conteúdo exigia identificar o que deveria ser transferido, reorganizar dados legados e mapear corretamente os acessos.
Ao mesmo tempo, a empresa precisava preservar a continuidade do trabalho. Uma migração tecnicamente correta ainda poderia gerar dificuldades se os colaboradores não soubessem onde encontrar seus arquivos, como utilizar as novas ferramentas ou a quem recorrer em caso de dúvida.
Por isso, a transição não poderia ser tratada apenas como um projeto de infraestrutura. Tecnologia, segurança, comunicação e experiência dos usuários precisavam avançar de forma coordenada.
A Gentrop conduziu a frente técnica e orquestrou o projeto em conjunto com diferentes equipes da Loft. O trabalho foi organizado em três frentes principais.
A primeira etapa envolveu o alinhamento técnico, o mapeamento de acessos e a definição das diretrizes de segurança e governança com o time de Infosec da Loft.
Esse diagnóstico foi necessário para compreender como contas, arquivos e permissões estavam distribuídos e estabelecer os critérios que orientariam a migração.
O envolvimento da área de segurança desde o planejamento ajudou a tratar a centralização de acessos como parte estrutural do projeto, e não como uma verificação feita apenas ao final.
A segunda frente concentrou a migração das contas, dos arquivos armazenados no OneDrive e dos ambientes do SharePoint.
O processo não consistiu apenas em transferir dados de uma plataforma para outra. Também foi necessário reorganizar estruturas acumuladas ao longo do tempo para que o novo ambiente não reproduzisse os mesmos problemas de fragmentação.
Enquanto a migração técnica acontecia, outra frente preparava os colaboradores para o novo ambiente.
A estratégia de adoção incluiu:
O Google Day aconteceu presencialmente em São Paulo e contou com participação online para Curitiba e outras localidades. O evento aproximou as equipes das ferramentas, apresentou possibilidades de uso e marcou culturalmente o início da nova etapa.
Esse trabalho ajudou a reduzir a distância entre a implementação técnica e o uso cotidiano. Em vez de apenas disponibilizar as ferramentas, o projeto procurou criar condições para que as pessoas entendessem a mudança e incorporassem o novo ambiente ao trabalho.
Além de concluir a migração e reorganizar as estruturas de dados, o projeto marcou o início de uma nova etapa na forma como a Loft utiliza tecnologia no cotidiano.
A rapidez da transição foi um dos primeiros aspectos percebidos pelas equipes. Mas, para o time da Loft, a mudança foi além da migração:
“Quando começamos o projeto, vimos que não era voltar para um lugar onde já estivemos, mas ir para um lugar novo. Só a velocidade de estar na suíte Google já deixou a empresa muito animada”, afirma Denilson Coutinho, gerente de InfoSec e Infraestrutura da Loft.
“Não foi só uma virada de chave. Foi o momento em que encontramos o AI First. Hoje, trabalhamos não só com uma ferramenta, mas com o potencial do Gemini para encontrar respostas e gerar produtividade e eficiência no dia a dia”, afirma Lisandra Hanada, gerente de projetos da Loft.
O novo ambiente ainda aproximou a companhia de uma atuação AI First. Com o Gemini, os colaboradores passaram a contar com um assistente para encontrar respostas, aprender sobre as ferramentas e complementar atividades que antes poderiam depender do suporte de outra pessoa ou de um treinamento.
Projetos de migração costumam ser apresentados como transferências técnicas entre plataformas. Na prática, parte importante do risco está fora da movimentação dos arquivos.
O caso da Loft destaca três aprendizados.
O primeiro é envolver segurança e governança desde o planejamento. Mapear acessos e definir critérios antes da migração ajuda a evitar que problemas antigos sejam simplesmente transportados para o novo ambiente.
O segundo é aproveitar a transição para reorganizar os dados. Transferir tudo sem revisar estruturas pode preservar a fragmentação que motivou a mudança.
O terceiro é tratar adoção como parte do projeto. Comunicação, treinamento e suporte não são etapas complementares: influenciam diretamente a maneira como os colaboradores experimentam e incorporam o novo ambiente.
Para empresas que pretendem ampliar o uso de inteligência artificial, existe ainda um aprendizado anterior: acelerar a inovação sem organizar a infraestrutura pode aumentar a complexidade. Antes de expandir o acesso a novas ferramentas, é necessário estabelecer uma base confiável para colaboração, dados e segurança.
O retorno da Loft ao Google Workspace representou uma evolução do ambiente de colaboração da companhia.
Com a migração de mais de 1.300 contas, a reorganização dos dados e a centralização da gestão de acessos, a empresa criou uma estrutura mais coerente com sua estratégia AI First.
O projeto mostra que uma migração corporativa não termina quando os arquivos chegam ao destino. Ela precisa considerar como os dados serão organizados, como os acessos serão administrados e como as pessoas serão preparadas para trabalhar de uma nova forma.
Sua empresa também está avaliando uma migração para o Google Workspace? Converse com um especialista da Gentrop para analisar o ambiente atual, os riscos e as etapas necessárias para a transição.
