Parceria revolucionou os processos, impactando mais de 20.000 colaboradores na América Latina
Diante do desafio de gerenciar grandes volumes de dados e processos complexos, a Natura decidiu adotar o Google Workspace. O objetivo era otimizar os processos e aumentar a eficiência operacional, impulsionando a produtividade e mantendo a segurança de mais de 20.000 colaboradores em toda a América Latina.
A empresa de cosméticos buscava uma solução que permitisse integrar suas operações de forma coesa e segura, promovendo e otimizando a colaboração entre suas equipes. A solução veio de uma parceria com a Gentrop, parceira nível Partner do Google Cloud para Google Workspace nos modelos de engajamento Sell (Venda) e Service (Serviço), que ajudou a Natura a implementar a solução Google Workspace.
Antes da migração, a empresa enfrentava alguns desafios, como encontrar soluções de automação mais eficazes para a área financeira. O momento coincidiu com a implementação do Google Workspace, e as novas ferramentas permitiram à Natura criar um modelo de negócio mais ágil e adaptável, melhorando a resposta da empresa às necessidades do mercado.
A Natura escolheu a Gentrop para pavimentar o caminho para este projeto de transformação digital. A implementação do Google Workspace centralizou as operações e proporcionou uma gestão mais eficiente dos processos dentro da Natura, resultando em uma redução significativa nas atividades de retrabalho e contribuindo diretamente para a melhoria da eficiência operacional.
Transformar a cultura e a forma de pensar das pessoas não é uma tarefa trivial. Mas existe uma forma muito simples de fazer isso, que é mudando alguns artefatos, como é o caso do Google Workspace. Ao mudar os símbolos, também podemos mudar a forma como as pessoas pensam e colaboram. Queremos colaboração, produtividade e novas formas de atuar”, explica Renata Marques, CIO da Natura para a América Latina.
Uma das ferramentas centrais dessa transformação foi o Google AppSheet, utilizado como solução para projetos internos, como a evolução do cronograma de fechamento contábil. O aplicativo que a equipe de contabilidade desenvolveu com o AppSheet, e sem a necessidade de programação ou desenvolvimentos técnicos, forneceu uma visão ampla e detalhada das atividades, incluindo cadastro da empresa, lançamento de contas, notificações por e-mail e o cálculo dos prazos de entrega das atividades.
Os primeiros testes com o AppSheet foram realizados em caráter experimental. Utilizando a plataforma de desenvolvimento no-code, a equipe de automação e o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) fizeram uma parceria para desenvolver um aplicativo. A equipe enfrentou o desafio de desenvolver um processo tão complexo com uma ferramenta que era nova para todos, compartilhando a tarefa de conscientizar e engajar os envolvidos nas pontas.
A equipe levou apenas três semanas para desenvolver a primeira versão do aplicativo. A Natura logo obteve uma economia significativa, além de uma redução de 80% em FTE (full-time equivalent ou equivalente a tempo integral) dedicado ao período de fechamento, representando uma economia de 17 horas de trabalho por semana (ou 70 horas por mês) e dando à sua equipe financeira mais tempo para se concentrar em planejamento e análises de alto valor. A implementação do projeto também migrou 900 TB de dados e mais de 20.000 contas da solução anterior em apenas seis meses. Além disso, a nova ferramenta reduziu o tempo gasto na busca por informações internas de 30 minutos para cinco minutos, com uma base de conhecimento interna no Google Sites.
A implementação do Google Workspace também ajudou a reforçar a segurança dos dados da Natura. Com controles de acesso rigorosos e monitoramento contínuo, a empresa pôde garantir a conformidade com os mais exigentes padrões de segurança, protegendo informações sensíveis e otimizando a governança de dados. Uma avaliação sobre o aplicativo, realizada com as pessoas impactadas pela solução, revelou que 95% dos colaboradores escolheriam o Google AppSheet em vez de outras ferramentas já testadas para o processo de fechamento contábil.
